企業におけるコミュニケーションが大きく変わり始めている。新型コロナウイルスの感染拡大防止を目的に始まった在宅勤務の拡大により、電話やメールといった従来型のコミュニケーションに加え、チャットやビデオ会議などオンラインツールを使ったコミュニケーションに取り組む企業が増加。Webでセミナーを行う「ウェビナー」なども増えつつあり、特にコミュニケーションツールの活用をテーマにしたセミナーの反響が大きいという。
多くの企業が本格的に取り組み始めた在宅勤務は、社内外とのコミュニケーションを大きく変えようとしている。在宅勤務の徹底によって物理的に会えない状況となり、打ち合わせなどの在り方を根本的に見直す動きがある。
今、企業で採用が進むのがマイクロソフトのコミュニケーション基盤「チームズ」だ。チャットやビデオ通話を使うツールで、今年に入り世界で一気に拡大。既に世界で4400万人以上が利用しており、国内のICT企業もチームズを活用するところが多い。
「在宅勤務関連の問合せが前年と比べて100倍に増えている」と、テレワークを支援する大塚商会は3月の状況を説明する。同社はチームズなどを使い在宅勤務を推進すると同時に、自社のノウハウを生かしてテレワークソリューションを提案している。
特にここ1〜2カ月、在宅勤務の導入を検討する企業からの引き合いが活発化。いち早く働き方の見直しに着目してきた内田洋行でもテレワークへの反響が大きいという。
同社は早くから"チェンジワーキング(働き方変革)"を提唱し、会議の在り方を研究。会議室の利用を最適化する仕組みを展開してきた。既に1万室の利用実績を持つクラウド型会議室運用管理システム「スマートルームズ」の利用状況を分析したところ、新型コロナの感染拡大が本格化した3月以降も会議室の利用は減っていないことが明らかになった。
在宅勤務ができない部門の従業員と在宅勤務者の打ち合わせにビデオ通話を使うことが大きく関係している。「在宅勤務者との打ち合わせにチームズなどのビデオ通話を使うようになり、逆に会議室を使うケースが増えている」と見る。
ビデオ通話によるミーティングは海外の企業などでは一般的に行われてきたが、日本では一部の重要会議などを除き、浸透したとはいえない。外資系企業の日本法人でさえ「グローバルで本格的なチームズの活用が始まり、対応したい」という声が挙がっているという。
ビデオ会議の仕組みは、様々なベンダーが提供を始めた。従来ブイキューブやシスコシステムズのWeb会議サービスなどが採用されてきたが、最近はチームズをはじめ、社内外で簡単に打ち合わせができる「Zoom(ズーム)」の利用も進む。